Son varias las empresas pyme que nos consultan sobre cómo iniciar un camino hacia la "Mejora Continua", qué ventajas tiene, y por dónde comenzar.
La respuesta no es simple, porque cada empresa tiene su cultura, su propia identidad, y sus problemas particulares, aunque existan cosas en común.
Pero, en lo que a mejores prácticas se refiere, y aún a riesgo de cometer algún error al generalizar, siempre es mejor cualquier avance que "congelarse" en la inacción.
¿Causas o Efectos?
En el gráfico anterior se ve un témpano de hielo.
Una imagen que se utiliza habitualmente para mostrar los problemas (que salen a la superficie), pero mostrar también que hay un sinnúmero de "causas ocultas" que los generan, y que a veces no están a simple vista (están bajo la superficie).
Las herramientas básicas que hacen a la mejora de la gestión de cualquier empresa buscan identificar esas causas en cada organización en particular, y su impacto ("contribución") en la generación de esos problemas.
Los métodos y herramientas.
Ante la consulta del inicio, nuestra sugerencia es comenzar con la implementación/implantación de las herramientas básicas, dividiéndolas en 2 etapas:
Etapa 1:
- 5S: Para nosotros es el punto de partida. Es una herramienta de origen japonés, conocida por las letras iniciales de 5 palabras que significan seleccionar, ordenar, limpiar, estandarizar, y mantener. Actúa sobre el layout, el housekeeping, y la eliminación de tiempos o acciones improductivas en un proceso ("mudas").
- Reuniones QDSM: Son reuniones de 5 minutos lideradas por un encargado de turno, por ejemplo, donde se tratan temas de calidad, plazos, seguridad operativa, y motivación.Refuerzan fuertemente a la comunicación vertical bidireccional y alientan el compromiso.
- Diagrama PDCA: Es un mecanismo de mejora de procesos basado en "Planificar-Hacer-Verificar-Actuar". Afirma la planificación y la mejora sistemática.
- Sistema de Calidad: Certificar una norma como la ISO 9001:2015 le permitirá a la empresa ordenar y documentar sus procesos, y mejorar la planificación, la gestión, identificar riesgos y acciones mitigantes, y analizar estratégicamente la marcha de la organización.
- Lean Manufacturing: La empresa "Lean" minimiza los "desperdicios" y las actividades que no agregan valor.
- 6 Sigma: Es un método de mejora de procesos, de fuerte contenido estadístico, para reducir costos en procesos complejos.
- Modelos de Excelencia: Los modelos de excelencia en la gestión promueven la aplicación de las mejores prácticas. En Europa tenemos el caso del modelo EFQM, pero hay varios difundidos mundialmente, como el Malcom Baldrige en USA, o el Fundibeq en Iberoamérica.
- Gestión del Conocimiento: Busca mantener el aprendizaje y el conocimiento "dentro" de la organización, ante la posibilidad de egreso de personas clave.
Bien, hasta aquí hemos hecho un resumen ultra-sintético de un escalonamiento sistemático para ir mejorando nuestra gestión.
Seguramente, si Ud pregunta a otros consultores, también le hablarán de Kaizen, TQM, Hoshin, etc. Todos los métodos son válidos y respetables, e incluso, tienen puntos de contacto entre sí. Los "escalones" descriptos representan nuestra sugerencia.
En fin:"Cada maestrillo, con su librillo".
Los pasos no son "compartimentos estancos" donde debemos completar uno para comenzar otro. En ocasiones hay paralelismo entre algunos. Lo importante es que este "pantallazo" los incentive a buscar y conocer más sobre los métodos y los beneficios de la mejora continua.
Los descreídos.
En algunas ocasiones, el empresario pyme piensa que estas herramientas son para "las empresas grandes", y no se aplican a las pymes.
O que la contratación de una consultoría externa para avanzar en la mejora continua es un costo que no pueden afrontar.
Podemos asegurarles que los beneficios obtenidos superan ampliamente a la inversión realizada, que mejora el clima laboral y de negocios de la empresa, y que tendrá más tiempo personal.
En definitiva, ¿qué Gerente, Propietario, o Accionista se resiste a mejorar los resultados (en todo sentido) de su propia organización? Y si aún no está convencido, le dejamos como reflexión una frase de Albert Einstein:
Si la educación le parece cara, pruebe con la ignorancia.
Cordialmente,
Federico Mondelo.
dirección & negocios
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